Trois ans après sa naissance, l’APREF peut s’enorgueillir de réels succès qui lui ont permis de gagner en visibilité. Pour autant, elle doit conforter son assise et renforcer son action si elle veut s’installer définitivement dans le paysage et acquérir une vraie crédibilité. C’est l’enjeu de l’année 2021.
- Constat
- Le nombre d’adhésions stagne et les cotisations acquittées sont en baisse
Le Forum d’Abidjan en 2018 a permis de renforcer le socle d’adhérents de l’association, en Afrique et en Europe : 71 représentants de l’État et 4 institutions de 9 pays différents ont adhéré à l’APREF en 2018. Les adhérents de 2018 représentent encore 78% des membres actuels de l’association. Cette base repose principalement sur deux pays, qui constituent ensemble 83% des membres en 2021 : la Côte d’Ivoire et la France.
| Évolution du nombre de membres individuels à jour de cotisation | |||
| Pays des cotisants | Cotisations 2018 | Cotisations 2019 | Cotisations 2020 |
| Belgique | 2 | 2 | 2 |
| Bénin | 3 | 2 | |
| Côte d’Ivoire | 39 | 38 | 5 |
| France | 20 | 18 | 9 |
| Guinée | 2 | 2 | 3 |
| Mauritanie | 1 | ||
| Sénégal | 1 | 1 | |
| Suisse | 1 | ||
| Togo | 2 | ||
| Total général | 71 | 63 | 22 |
| Évolution du nombre de membres institutionnels à jour de cotisation | |||
| Pays des cotisants | Cotisations 2018 | Cotisations 2019 | Cotisations 2020 |
| Belgique | 2 | 2 | 2 |
| France | 1 | 1 | 1 |
| Roumanie | 1 | 0 | 0 |
| Suisse | 0 | 1 | 1 |
| Total général | 4 | 4 | 4 |
Cette dynamique s’est cependant érodée durant les années suivantes, tant en termes d’adhésions que de renouvellement de cotisations. Le nombre d’adhésions a été particulièrement faible durant les années 2019 et 2020, en raison notamment de l’absence d’organisation de Forum en 2019 puis du report du Forum de 2020.
Les deux dernières années sont également marquées par une baisse du nombre de cotisants individuels : sur 91 adhérents, seuls 22 sont à jour de cotisation en 2020, malgré plusieurs rappels effectués tout au long de l’année. Le nombre de cotisants institutionnels est quant à lui resté stable, les 4 membres institutionnels sont à jour de cotisation.
- L’APREF n’est pas encore suffisamment représentative de la francophonie
L’assise de l’APREF est trop étroite. Les adhérents actuels, institutionnels comme individuels, représentent 10 des 88 États membres de l’Organisation internationale de la francophonie (OIF). Par ailleurs, alors que l’OIF compte des membres sur l’ensemble des continents à l’exception de l’Océanie, l’APREF n’est pour l’instant présente qu’en Afrique et en Europe.
Durant les prochaines années, l’APREF doit donc élargir son emprise territoriale, tant en nombre d’États membres que de régions représentées. Les prises de contact effectuées ces dernières années par les membres du bureau permettent d’espérer un élargissement prochain en direction des deux continents encore non-représentés, l’Asie (Liban, Viêt Nam) et l’Amérique (Louisiane, Québec, Haïti).
L’APREF est ainsi confrontée à un double défi. Pour les relever, elle doit en 2021 fidéliser, relancer et diversifier les adhésions en renforçant son attractivité.
- Proposition pour un plan d’action 2021
Axe 1 : Fidéliser, relancer et diversifier les adhésions…
- Lancer un appel à cotisation auprès des membres actuels
Modalités : Envoi d’une lettre d’appel aux cotisants individuels et institutionnels signée par la Trésorière et la Trésorière adjointe. La lettre rappellera les avantages ouverts par la cotisation, les actions passées de l’APREF en 2020 et les actions prévues pour 2021.
Acteurs concernés : Trésorière, trésorière-adjointe, assistées du chargé de mission.
Calendrier : Février 2021
- Diffuser largement les Actes du Forum auprès des adhérents actuels et potentiels
Modalités : À l’occasion de la diffusion des Actes du Forum numérique 2020, reprendre contact avec les adhérents potentiels via un courriel personnalisé insistant sur les apports d’une adhésion à l’APREF et sur notre volonté de voir adhérer l’institution ou le représentant de l’État contacté. Les Actes seraient également envoyés à l’ensemble des adhérents actuels, diffusés sur le site Internet et les réseaux sociaux de l’association en format feuilleton (diffusion étalée dans le temps) afin d’en optimiser la visibilité, et en annexe de la Revue administration de l’ACPHFMI. Un article dans le corps de la revue résumera les enseignements du Forum.
Acteurs concernés : Membres du bureau. Secrétaire général, assisté du chargé de mission.
Calendrier : Février 2021
- Relancer individuellement les contacts personnels et adhérents potentiels
Modalités : Répartir les relances aux adhérents potentiels listés ci-dessous entre les membres du bureau en fonction de l’initiateur de la première prise de contact. À l’appui de la diffusion des actes, chaque adhérent potentiel sera relancé personnellement afin d’avancer dans le processus d’adhésion. Les avancées sont ensuite centralisées par le chargé de mission.
| Prise de contact par état d’avancement | |||
| Continent | 1- À confirmer | 2 – À finaliser | 3- À relancer |
| Europe | |||
| Afrique | Mali (SG) | Maroc (SG) | Tunisie (Président) |
| Amérique | Haïti (SG) | Québec, Louisiane (Président) | |
| Asie | Viêt Nam (SG) | Liban (SG) | |
Acteurs concernés : Président et secrétaire général.
Calendrier : Mars 2021
- Inviter les adhérents potentiels au Forum de Namur
Modalités : Inviter en tant qu’intervenant ou auditeur les adhérents potentiels afin de leur faire découvrir l’activité de l’APREF, les avantages de l’adhésion et de conserver le contact.
Acteurs concernés : Président.
Calendrier : Juillet 2021
- S’appuyer sur les délégués territoriaux
Modalités : Solliciter des délégués territoriaux des propositions afin de favoriser le développement de l’APREF dans leur pays, notamment en planifiant des actions de promotion.
Acteurs concernés : Secrétaire général, délégués territoriaux.
Calendrier : Mars 2021
- Soumettre à l’Assemblée générale 2021 une proposition de modulation des cotisations individuelles (à confirmer)
Modalités : Comme souligné lors de l’Assemblée générale 2020, le montant de la cotisation individuelle est particulièrement élevé pour les représentants de l’État haïtiens, en comparaison du niveau de vie local. De la même manière que pour les cotisations collectives, il pourrait être pertinent de moduler les cotisations en fonction des pays. Cela permettrait à court-terme l’adhésion de plusieurs représentants de l’État haïtiens. Si le bureau choisit de conserver la clé de répartition utilisée pour les cotisations institutionnelles (critère ONU en fonction du PIB par habitant), les tarifs et groupes de pays du tableau ci-dessous pourraient être adoptés. La modulation aurait un impact limité sur les finances globales de l’association. La perte de ressources est estimée à 235 Euros, soit 8% des ressources totales. Elle sera probablement compensée par la hausse du nombre de cotisants. En raison des difficultés techniques de suivi des cotisations, la mesure est reportée. Elle sera discutée à l’assemblée générale de décembre 2021.
| Montant de l’adhésion | ||||
| 10 € | 25 € | 30€ | 50€ | |
| Bénin
Burkina Faso Guinée Haïti Madagascar Mali |
Mauritanie
Niger République Démocratique du Congo Sénégal Togo |
Cameroun
Côte d’Ivoire Égypte Maroc République du Congo Viêt Nam
|
Algérie
Gabon Liban Maurice Seychelles Tunisie Roumanie |
Belgique
Canada France Québec Suisse |
Acteurs concernés : vote en assemblée générale.
Calendrier : Décembre 2021.
- Instituer un statut de membre associé pour élargir le champ des recrutements
Modalités : Ce statut s’adresserait aux personnes manifestant un intérêt pour l’association et souhaitant être informées et y prendre part mais qui ne sont pas représentants de l’État. Ils pourraient avoir accès à l’espace membre, aux newsletters, ainsi qu’au colloque biannuel. Les membres associés acquitteraient une cotisation symbolique qui pourrait être de 10 € par an. Les anciens chargés de mission pourraient bénéficier de ce statut s’ils le souhaitent.
Acteurs concernés : une fiche détaillant ce statut sera élaborée par le secrétariat général avec la contribution du Président. Ratification par l’assemblée générale.
Calendrier : Février 2021 pour la fiche, décembre 2021 pour la ratification
Axe 2 : …En renforçant l’attractivité de l’association
- Susciter un sentiment d’appartenance
- Création d’un annuaire numérique détaillé des membres
Modalités : L’annuaire comprendrait les coordonnées du membre (courriel personnel ou professionnel) ainsi qu’une description de sa fonction actuelle. Il serait actualisé régulièrement, en s’appuyant sur le JORF pour les représentants de l’État français et sur les délégués territoriaux concernant les autres membres. Un premier projet d’annuaire sera composé à partir des éléments du secrétariat général. La lettre d’appel à cotisation comportera une demande afin que les coordonnées des cotisants (nom, prénom, fonction, adresse, téléphone) puissent figurer dans l’annuaire s’ils ne s’y opposent pas.
Acteurs concernés : Chargé de mission sous contrôle du Secrétaire général pour la constitution et la mise à jour de l’annuaire, de la Trésorière et de la Trésorière-adjointe pour l’intégration de l’annuaire dans la campagne de cotisation 2021. Assistance des délégués territoriaux dans la mise à jour.
Calendrier : Mars 2021 pour l’annuaire réduit, Juin 2021 pour l’annuaire complet.
- Délivrance d’une carte de membre ?
Modalités : Cette idée a été suggérée lors de l’Assemblée générale 2019. Une carte de membre permettrait de renforcer le sentiment d’appartenance à l’association. Les coûts d’impression seraient limités en raison du nombre réduit de cartes à imprimer. Les coûts d’expédition seraient élevés, en raison de l’éloignement géographique des membres. Une solution pourrait être de déconcentrer l’impression des cartes de membres africains. La question n’a pas été tranchée pour l’instant en raison des difficultés logistiques. À évoquer ultérieurement.
Acteurs concernés : Trésorière et autres membres du bureau pour mise en place, chargé de mission pour gestion des cartes.
Calendrier : À définir si la décision est prise.
- Renforcer l’animation du réseau de nos membres
- Poursuite de l’enregistrement des capsules vidéo
Modalités : Envoi d’un mail à l’ensemble des adhérents, leur proposant de participer à des courtes vidéos de e-formation sur un sujet spécifique et renouvellement du partenariat technique avec l’IHEMI pour la réalisation de ces vidéos. Le Forum de Namur, durant lequel de nombreux membres seront présents, pourra être l’occasion de réaliser plusieurs de ces capsules vidéo. Des personnalités pourraient être spécialement sollicitées à cet effet.
Acteurs concernés : Chargé de mission et IHEMI sous le contrôle du Secrétaire général.
Calendrier : Février 2021 (envoi mail aux adhérents).
- L’animation du site internet et le recours accru aux réseaux sociaux
Modalités : Animer la présence numérique de l’APREF, via le site internet et les réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn, Facebook). L’objectif est de s’insérer pleinement dans le réseau numérique institutionnel de la francophonie, de faire connaître l’association à de nouveaux représentants de l’État et de renforcer la crédibilité de l’APREF. La stratégie numérique sera centrée sur le site internet, sur lequel seront ajoutés des contenus de fond : dans un premier temps, les différentes interventions du Forum numérique puis, dans un second temps, les reportages de la newsletter et enfin des contributions sollicités dans le cadre de la préparation du Forum de Namur. Des messages postés sur les différents réseaux sociaux auront pour but de rediriger les internautes sur le site et de nouer des liens avec l’écosystème de la francophonie en les « identifiant » et en partageant leur communication.
Acteurs concernés : Chargé de mission, sous contrôle du Secrétaire général.
Calendrier : Février 2021 (publication des actes).
- L’actualisation et la diffusion de la plaquette de présentation de l’association
Modalités : La plaquette de présentation existante sera actualisée. Un résumé des avantages de l’adhésion à l’APREF y sera ajouté (accès aux colloques bisannuel, aux modules e-formation, à un espace de témoignage en ligne, à l’annuaire des membres, à une newsletter trimestrielle). Elle pourrait être inclue dans les courriels de relance d’adhésion ainsi que dans la campagne de cotisation.
Acteurs concernés : Chargé de mission, sous contrôle du Secrétaire général.
Calendrier : Avril 2021
- Envoi par courriel d’une newsletter trimestrielle à l’ensemble des membres
Modalités : Le mail, envoyé chaque trimestre aux membres institutionnels comme individuels, permettra de conserver le lien avec les adhérents, particulièrement lors des années sans Forum. En plus de l’actualité de l’association (événements, décisions notables du bureau, dates à retenir…) et de ses membres (promotions, décorations, nouvelles affectations…) chaque newsletter pourrait proposer une courte enquête sur les représentants territoriaux d’un État de la Francophonie avec un entretien, un article, voire une vidéo. Ce reportage serait par ailleurs l’occasion de nouer de nouveaux liens avec des pays de la francophonie ou des organisations de l’écosystème. Cette lettre pourrait se nourrir de propositions d’articles et de témoignages de membres de l’association. Elle permettrait de leur offrir une tribune. Enfin, une rubrique dédiée à l’actualité de l’OIF pourrait être mise en place. Le coût de la mise en place de cette newsletter serait nul : de nombreux sites gratuits permettent de créer des newsletter de qualité professionnelle. Un numéro 0 pourrait être proposé prochainement.
Acteurs concernés : Chargé de mission sous contrôle du Secrétaire général.
Calendrier : Avril 2021 pour le numéro 0.
- Organiser des rencontres
- Le temps fort : le forum de Namur
Modalités : À l’image du forum d’Abidjan de 2018, le forum de Namur constituera le moment fort de l’année. Outre l’organisation, il s’agira de mobiliser intervenants, participants et partenaires. La première édition a montré que la tâche était lourde. Elle pourrait être conduite par un comité de pilotage sous l’égide du président. De même que le Forum d’Abidjan avait « lancé » l’APREF, le forum de Namur devra « consacrer » notre association. Il est proposé de lancer dès à présent la préparation à partir du projet déjà esquissé.
Acteurs concernés : Président, comité de pilotage.
Calendrier : Mars 2021 : présentation au bureau d’une proposition de programme. Décembre 2021 : déroulement du Forum.
- Des événements régionaux
Modalités : Cette idée a été suggérée lors de l’Assemblée générale 2020. Compte-tenu du profil géographique des membres de l’APREF, deux régions peuvent être considérés : Europe (Belgique, France, Suisse) et Afrique subsaharienne (Bénin, Côte d’Ivoire, Guinée, Mauritanie, Sénégal, Togo). Des événements régionaux thématiques pourraient être organisés régulièrement, possiblement durant les années intermédiaires entre deux colloques. Ils permettraient de renforcer la solidarité entre les membres, de fidéliser les adhérents et d’évoquer des sujets propres à une zone géographique tout en limitant les coûts de transport. Les coûts d’organisation nécessiteraient sans doute de mobiliser des partenaires. En raison du contexte sanitaire incertain et de l’organisation du Forum de Namur, il semble préférable d’organiser ces événements régionaux à partir de 2022. Il pourrait être proposé de tester cette idée en Côte d’Ivoire, dès lors qu’elle a été suggérée par M. Amani et que le nombre d’adhérents ivoiriens le permet (les pays voisins pourraient y être associés).
Acteurs concernés : Membres du bureau et délégués territoriaux concernés.
Calendrier : 2022 pour l’organisation d’un événement régional en Côte d’Ivoire. Toutefois, des événements peuvent être labellisés APREF dès 2021.
III. Calendrier récapitulatif
Les échéances suivantes pourraient être retenues.
| Calendrier récapitulatif du plan d’action par acteur | ||||||||
| Mois 2021 | Président | Bureau | SG | Trésorière | Trésorière-Adjointe | Délégués territoriaux | AG | Chargé de mission |
| Février | A2, A10, A11 | A1 | A1 | A5 | A1, A2, A10, A11 | |||
| Mars | A3, A7, A14 | A2 | A3, A5, A7, A8 | A8 | A5 | A7, A8 | ||
| Avril | A12, A13 | A12, A13 | ||||||
| Mai | ||||||||
| Juin | A8 | A8 | A8 | A8 | ||||
| Juillet | A4 | |||||||
| Août | ||||||||
| Septembre | ||||||||
| Octobre | ||||||||
| Novembre | ||||||||
| Décembre | A14 | A6, A7 | ||||||
*
Telles sont les orientations proposées en 2021 pour consolider et développer notre association. Au total, ces différentes actions devraient permettre à l’APREF d’asseoir sa crédibilité notamment dans le souci d’intégrer les réseaux institutionnels de l’OIF et d’être ainsi en posture de constituer un véritable centre de ressources.